Peppol e-Facturatie is niks nieuws, reeds meer dan 15 jaar proberen overheden wereldwijd om hun bedrijfsleven met zachte hand ertoe te bewegen te gaan e-factureren, maar met weinig succes tot nu toe, en als je bedenkt wat overheden van bedrijven vragen, zonder dat de bedrijven beschikken over adequate tools, dan is het wel te begrijpen waarom er geen succes geboekt is.

Op dit moment is het in veel landen nog mogelijk om PDF facturen per e-mail naar klanten te versturen, maar met de komst van Peppol zoals in België per 1-1-2026, zijn PDF facturen die per mail verzonden zijn, niet meer rechtsgeldig. De uitwisseling van facturen dient via het Peppol Netwerk te verlopen en de facturen moeten in een gestructureerd formaat geschreven zijn, zoals bijvoorbeeld UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere vergelijkbare factuurformaten.
Binnen deze website wordt het begrip “UBL” als verzamelnaam voor alle gestructureerde factuurformaten gebruikt.

UBL facturen zijn inhoudelijk exact gelijk aan PDF facturen maar zien er totaal anders uit, de UBL facturen zijn geschreven in XML of Json, wat machinetalen zijn waar computers goed mee overweg kunnen, maar voor mensen zijn deze talen nauwelijks interpreteerbaar en daarom worden er bij Peppol factuurverzendingen, naast de UBL facturen ook PDF facturen meegestuurd.

Boekhouders gebruiken de PDF exemplaren voor het voeren van de boekhouding maar zijn verplicht ervoor te zorgen dat de bijbehorende UBL exemplaren, gedurende de gehele wettelijke bewaartermijn van facturen, altijd traceerbaar zijn, vanuit de PDF factuur. In de praktijk zal dit bijna altijd inhouden, dat zowel de UBL alswel de PDF exemplaren op papier uitgeprint worden en aan elkaar vastgeniet, bewaard en gearchiveerd worden.

U merkt het, het is allemaal niet zo simpel maar het wordt nog erger, want om facturen via het Peppol netwerk te kunnen uitwisselen moeten bedrijven beschikken over een bepaald soort communicatie software en daar beschikken ze doorgaans niet over. Wie er wel over beschikt zijn ERP- of Boekhoud providers en daar zijn bedrijven voor het uitwisselen van e-facturen op aangewezen.
En natuurlijk zijn er ook bedrijven die gebruikmaken van ERP- of BoekhoudSoftware, die niet beschikken over de Peppol communicatie software, waardoor deze bedrijven aangewezen zijn op de zogenaamde factuurverwerking dienstverleners voor het uitwisselen van facturen met hun Peppol provider.

Al het bovenstaande in aanmerking nemende is het wel begrijpelijk dat bedrijven er tegenop zien en waarschijnlijk er niet toe in staat zijn om aan Peppol e-facturatie te beginnen, omdat het simpelweg teveel werk met zich meebrengt. En met de verplichtstelling van Peppol e-facturatie is de kans groot dat het procurementproces bij veel bedrijven verstoord raakt waardoor de Peppol e-facturatie administratie eindigt in een puinhoop. Ook voor belastingdiensten die door middel van Peppol e-facturatie een betere grip op hun BTW wetgeving hadden willen verkrijgen zal het Peppol e-facturatie project dan mislukt zijn.
Overheden krijgen maar 1 kans om het goed te doen en daarom bij deze het advies om nog even door te lezen op deze pagina, want we presenteren hieronder onze Procurement Document Manager Web App afgekort PDM, waarmee het stokoude en zeer arbeidsintensieve papieren procurement proces, die nog door zeer veel bedrijven gebruikt wordt, wordt vervangen door een nieuw ontworpen, geautomatiseerd, gedigitaliseerd systeem, waarin ook de Peppol vereisten zijn meegenomen.

De PDM App is geen toekomstmuziek maar realiteit en u kunt het zelfs Live gebruiken vanaf deze website, als U bijvoorbeeld live wilt zien hoe we de Peppol vereisten in de PDM App ingebouwd hebben, dan kunt u het volgende doen:

Klik op: "PDM App" helemaal links boven in het menu van deze pagina en vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop u ondermeer documenten ziet, die in PDF- en/of UBL versie te visualiseren zijn. Op deze wijze zijn UBL facturen ten allen tijde traceerbaar vanuit de PDF facturen en tevens kan in de PDM App bekeken worden op welke grootboekrekeningen deze facturen geboekt zijn en dat is nu precies waar belastingdiensten behoefte aan hebben om de grip op hun BTW wetgeving te verbeteren.

En nu we toch in de PDM App bezig zijn, kunnen we ook gelijk laten zien hoe die UBL en PDF documenten in de PDM App terecht gekomen zijn:

Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand (XML of Json) en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.

Nadat de bestanden succesvol geupload zijn, klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt waar u reeds geweest was, maar waar nu ook de door u geuploade documenten op de lijst vermeld staan, en ook die documenten kunt u dan in UBL of PDF visualiseren.

Het uploaden van UBL+PDF facturen is naast het versturen en ontvangen van facturen via Peppol providers, alles wat bedrijven hoeven te doen, om aan de Peppol e-facturatie richtlijnen van de overheid te voldoen.

Bedrijven die de PDM App gebruiken zullen veel efficiënter kunnen werken en impliciet Peppol ondersteunend toch minder tijd kwijt zijn aan het verwerken van hun procurement processen.

Voor diegenen die het begrip “Procurement proces” nog niet kennen; Hieronder wordt verstaan de administratieve afhandeling van de uitwisseling van procurement documenten zoals offertes, orderbonnen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz tussen leveranciers en klanten waarbij gerelateerde documenten bij elkaar gezocht worden, teneinde inkoopfacturen te kunnen valideren en verkooporders te kunnen factureren.

Het huidige Peppol e-facturatie model

Het 1e schema is een weergave van het huidige vierhoeks Peppol model waarin e-facturen via Peppol providers van leverancier naar klant verzonden worden. In dit schema is sterk ingezoomd op de klantrol zodat goed zichtbaar is hoe daar de facturenstroom verloopt.

Het Peppol e-facturatie model op basis van PDM

Het 2e schema is ook een weergave van het vierhoeks Peppol model waarin e-facturen via Peppol providers van leverancier naar klant verzonden worden, maar nu op basis van het PDM model. Duidelijk is te zien dat er in tegenstelling tot het bovenstaande model, maar 1 tussenpersoon is die e-facturen uitwisselt met de Peppol provider en dat is de ERP provider.
Verder is in dit model te zien dat alle e-facturen (PDF of UBL + Inkomend of Uitgaand) allemaal in de relationele PDM database opgeslagen worden, alwaar ze maximaal toegankelijk en makkelijk traceerbaar zijn, terwijl de facturen in het bovenstaande model op een harde schijf terechtkomen, alwaar ze ontoegankelijk en moeilijk traceerbaar zullen zijn.
Verder is in dit model te zien dat ook alle overige Procurement documenten die niet via de Peppol provider uitgewisseld worden, maar wel deel uitmaken van het procurement proces in de PDM database opgeslagen worden. Het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld vrachtbrieven, ontvangstbonnen, afgiftebonnen maar ook fotos van produkten, leveringen of bonnen en zelfs correspondentie die gevoerd is tussen leverancier en klant over de betreffende order.
Verder is in dit model te zien dat e-facturen binnen de PDM App gecodeerd worden op basis van alle achterliggende documenten en pas dan in de ERP app geboekt worden. In het bovenstaande model worden de e-facturen gecodeerd op basis van slechts een deel van de achterliggende documenten.

Binnen PDM worden alle binnenkomende en uitgaande procurement documenten zoals offertes, orderbonnen, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen maar uiteraard ook de UBL en PDF facturen die via de Peppol provider ontvangen en verzonden worden, naar de PDM App geupload, alwaar ze in de PDM database opgeslagen worden, waarbij het aan de gebruiker is om documenten die onderling aan elkaar verwant zijn, bijvoorbeeld omdat ze voortkomen uit dezelfde inkoop- of verkooporder, in de juiste PDM dossiers terechtkomen.

Het sekte beheer van de procurement processen in de PDM App heeft reeds enorme efficiëntie voordelen tot gevolg, maar omdat de PDM App bovendien ook nog een Web App is, kunnen functies zoals bijvoorbeeld het fiatteren van inkoopfacturen van op afstand via het internet uitgevoerd worden, waardoor er geen opstoppingen in het systeem ontstaan.

Ook andere functies kunnen bij het gebruik van de PDM App over het internet uitgevoerd worden, zoals bijvoorbeeld het uploaden van procurement documenten naar de PDM App, het coderen van facturen ter boeking in de ERP App, maar ook externen zoals accountants of de belasting inspecteurs kunnen over het internet via PDM readonly accounts toegang tot de PDM App.

Let overigens bij het beoordelen van de PDM niet op de inhoud van reeds in de PDM App aanwezige documenten, want deze documenten zijn over het algemeen zomaar hap snap documenten die toevallig beschikbaar waren. Ook de inhoud van PDF en UBL facturen matchen vaak niet met elkaar. Het gaat bij het beoordelen van de PDM App ook niet om de inhoud van de documenten, maar of de PDM App de documenten op een juiste wijze afhandelt. Als U de PDM App echt goed wilt beoordelen dan kunt u doen door een gratis evaluatie periode van 2 maanden aan te vragen. Het staat eenieder overigens vrij om als test op deze website, wel matchende UBL en PDF facturen naar de PDM App te uploaden, of om de PDM App op andere wijze te evalueren.

Een paar andere voordeelen van het werken met de PDM App zijn:
-Procurement documenten hoeven niet meer op papier uitgeprint te worden, en dus hoeven ze ook niet meer in kasten en in archieven opgeborgen te worden. Dit levert niet alleen een enorme werkbesparing op, maar ook een enorme besparing van kantoor en archiefruimte.

-Er kunnen ook plaatjes en foto's naar de PDM App geupload worden, en aan dossiers toegevoegd worden bijvoorbeeld ter registratie van schade bij leveringen.

-Binnen PDM kunnen overzichten vervaardigd worden die alle procurement dossiers tonen die nog incompleet zijn, oftewel waar nog geen factuur aan toegevoegd is. Dat zijn de verkooporders die nog gefactureerd moeten worden en de inkooporders waarvoor nog geen inkoopfactuur ontvangen is. Op deze wijze kunnen vergeten facturaties gedetecteerd worden en overzicht verkregen worden op nog te ontvangen inkoopfacturen.

-Binnen PDM is elk procurement dossier binnen een handomdraai gevonden, door te zoeken op naam of datum, wat een enorm voordeel in werkdruk oplevert bij het toevoegen van documenten aan de dossiers ten opzichte van het handmatig toevoegen ervan, waar het vaak minuten duurt voordat het juiste dossier gevonden is.

-In toekomstige versies zullen de PDM App's van klant en leverancier via webservices procurement documenten met elkaar kunnen uitwisselen op zodanige wijze dat de documenten direct in de juiste dossiers opgeslagen worden. Hierdoor zullen ontvangers het uploaden en aan dossiers toewijzen niet meer zelf hoeven uit te voeren.

-PDM is geen toekomstmuziek, het is operationeel en uit te testen vanaf deze website, zoals u hierboven heeft kunnen zien, maar u kunt ook kiezen voor een gratis 2 maands proefversie vanaf een speciaal voor u ingerichte webserver, stuur maar een mailtje.

Wij zijn van mening dat het gebruik van de PDM App een vergelijkbaar effekt kan hebben op boekhoudafdelingen, als de invoering 40 jaar geleden van boekhoud programma's (tegenwoordig ERP Apps geheten). Toendertijd verdwenen de kaartenbakken met grootboekrekeningen uit beeld, en nu bij de invoering van PDM, zullen ook de vele ordners met facturen, de kasten en archieven uit beeld verdwijnen.

Wij schatten in dat het aantal uren besteed aan het beheren van procurement processen met ongeveer 40 tot 50 procent gereduceerd kan worden bij het gebruik van PDM en we schatten in dat het totaal aantal uren besteed aan procurement processen, 50 a 60 procent uitmaakt van het totaal aantal werkuren op boekhoudafdelingen.

InkoopFacturen worden binnen de PDM App digitaal gecodeerd, wat impliceert dat PDM journaalposten optioneel automatisch door de ERP App van de klant ingelezen en geboekt kunnen worden, maar dit is mede afhankelijk van de ERP App. Deze automatische factuurboekingen zijn overigens van een totaal andere orde dan de automatische factuurboekingen die direct bij de ontvangst van facturen door de ERP App gemaakt worden, in dit geval zijn de boekingen gebaseerd op informatie uit achterliggende documenten.

Niet alleen bedrijven zijn gebaat bij het gebruik van de PDM App maar ook het Milieu en Duurzaamheid

Bij het gebruik van PDM is het niet langer nodig om al die vele duizenden procurement documenten uit te printen, waardoor er enorm op papier bespaard kan worden, met als gevolg dat er veel minder bossen gekapt hoeven te worden ten behoeve van papierproductie. Het niet uitprinten van procurement documenten heeft ook tot gevolg dat de milieuvervuiling veroorzaakt door printers flink verminderd wordt.

PDM App is niet alleen qua werkbesparing en prestaties een geweldige Revolutie, maar het heeft ook enorme milieu en duurzaamheidsvoordelen tot gevolg en zeker wanneer het op grote schaal gebruikt wordt, dus moedigen we iedereen aan om zo snel en massaal mogelijk een PDM proefperiode bij ons aan te vragen!

Om de enorme werkbesparingen te ervaren die PDM oplevert zoals hierboven beschreven, nodigen wij u uit om PDM te Evalueren, en benadrukken hierbij dat er GEEN PDM Software op uw systemen geinstalleerd hoeft te worden, omdat PDM een Web App is die op externe WebServers draait.
Het enige wat U hoeft te doen is een mailtje sturen naar GroupPDM waarna U van ons een internetadres ontvangt vanaf waar U PDM kunt gebruiken. De gratis evaluatie brengt ook geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen en als u besluit wel door te gaan, dan gaat u na 2 maanden gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatie periode gebleven was.