App
ENG
NLHet Revolutionaire Model die e-Facturatie via Peppol tot leven brengt.
Teneinde tot een betere handhaving van de BTW wetgeving te komen, hebben overheden van diverse landen wereldwijd, ongeveer 15 jaar geleden en in samenhang met elkaar besloten om een aantal nieuwe e-Facturatie regels uit te vaardigen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks e-Facturatie Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is aangegeven dat UBL facturen direkt bij ontvangst, vanuit het Peppol netwerk, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van e-Facturatie via Peppol op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Model van de overheden ziet er als volgt uit:
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en andere e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Producten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels, zo hebben leveranciers van ERP software ervoor gezorgd dat er van de VerkoopFacturen die er met hun ERP Apps vervaardigd werden, niet alleen een Papieren of PDF versie vervaardigd werden, maar tevens ook een versie in het UBL formaat. En tevens hebben de leveranciers van ERP software het mechanisme ontwikkeld, waarmee de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk, in de boekhouding van de klant mogelijk werden.
Maar ondanks de geleverde inspanningen door stakeholders en het feit dat veel overheidsdiensten uitsluitend opdrachten verleenden aan leveranciers die gebruikmaakten van e-Facturatie in de hoop dat het zich zodoende als een inktvlek door het bedrijfsleven zou verspreiden, is van die inktvlek na 15 jaar, nog maar nauwelijks iets terechtgekomen en dat is naar onze mening te wijten aan het volgende:
Het is technisch namelijk wel een hoogstandje om de e-Facturen zonder menselijke tussenkomst vanuit het Peppol netwerk, direkt in de boekhouding van de klant te boeken, maar het automatisch boeken van InkoopFacturen heeft impliciet tot gevolg dat de facturen Ongevalideerd in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Traditioneel worden namelijk de achterliggende procurement documenten zoals orderbonnen en afleverbonnen eerst bij de ontvangen Inkoopfacturen gevoegd, waarna ze op basis van deze documenten gevalideerd en gecodeerd worden voor boeking.
Maar bij het automatisch boeken van Inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, is het niet mogelijk om de achterliggende procurement documenten bij de facturen te voegen en dus wordt de validatie overgeslagen en worden de facturen Ongevalideerd en op basis van een standaard voorgeprogrammeerde journaalpost in de boekhouding van de klant geboekt.
Het automatisch boeken van Inkoopfacturen in de boekhouding heeft daarom tot gevolg dat de boekhouding van klanten onbetrouwbaar wordt, en daarom worden de automatische factuurboekingen bijna altijd geweigerd en dat is volgens ons de reden waarom de adoptie van e-Facturatie mislukt is, en als er niks verandert, zal het ook in de toekomst niet van de grond komen.
Om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen, boeken diverse ERP Apps de boekingsregels niet rechtstreeks in de boekhouding, maar eerst in een tussenbestand, waarna boekhouders per factuur kunnen bepalen, welke er wel en welke niet tot de boekhouding toegelaten worden.
Op zichzelf is het bovenstaande wel een goede methode om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen, maar boekhouders zullen alleen op basis van de achterliggende documenten kunnen beoordelen of facturen wel of niet tot de boekhouding toegelaten mogen worden, dus zullen de achterliggende documenten er alsnog bijgevoegd moeten worden, en moet het valideren en het coderen van de inkoopfacturen alsnog als vanouds uitgevoerd worden, en daarmee zal de taakverlichting die met het automatisch boeken van facturen beoogd werd, als sneeuw voor de zon verdwijnen en dus is het boeken van de boekingsregels naar een tussenbestand, geen effectieve methode om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen.
Het belang van een goede Motor om de adoptie van e-Facturatie op gang te brengen is groot, zoals uit het volgende voorbeeld blijkt;
Stel dat het automatisch boeken van Inkoopfacturen, een acceptabele e-Facturatie adoptie Motor zou zijn geweest, dan zou het tot wel 30% werkbesparing in het procurement proces geleid kunnen hebben, en dan zouden de bedrijven in de rij gestaan hebben om e-Facturatie te gaan toepassen, maar dat is niet gebeurd.
En dat impliceert niet dat bedrijven onwillig zijn of alleen bereid om iets extra's te doen wanneer ze er rijkelijk voor beloond worden, het tegendeel is waar, het ondersteunen van e-Facturatie zonder een goed functionerende adoptie Motor zou voor bedrijven een dusdanige verzwaring van taken betekenen, dat het normale verloop van hun procurement processen daardoor verstoord zou kunnen raken.
Bedrijven stonden niet in de rij om e-Facturatie te gaan toepassen, integendeel zelfs, het bleef zo stil dat overheden nu overwegen om tot verplichtstellingen van e-Facturatie over te gaan, zoals sommige landen, zoals België en Duitsland reeds gedaan hebben.
Wij lopen vooruit op de verwachting dat op enig moment duidelijk zal worden dat verplichtstellingen zonder een goede adoptie motor ook niet tot de juiste resultaten leiden, en er behoefte zal ontstaan aan een nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie gaat aanzwengelen.
Wij hebben de PDM Web App ontwikkeld, die het procurement proces Digitaliseert en Automatiseert, zodat het veel efficiënter uitgevoerd kan worden en daardoor als de Nieuwe Motor voor de adoptie van e-Facturatie kan dienen.
Wij zullen in de komende jaren als reddingsboei fungeren voor bedrijven die in de problemen geraken vanwege verplichtstellingen van e-Facturatie door overheden, maar we zijn meer dan alleen maar een reddingsboei, want onze PDM App kan nu reeds, zonder dat er sprake is van e-Facturatie verplichtstellingen, het procurement proces van bedrijven naar een veel hoger nivo tillen door het te Digitaliseren en te Automatiseren waardoor er tot wel 40% minder tijd en kosten aan het procurement proces besteed hoeft te worden.
Het Procurement proces is het proces waarin leveranciers en klanten vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. met elkaar uitwisselen, teneinde er hun onderlinge handel mee te initiëren, te monitoren en aan te sturen en om er uiteindelijk, de resulterende Inkoopfacturen mee te kunnen Valideren en er de Verkoopfacturen mee te kunnen Vervaardigen.
Het Procurement proces is het laatste stukje bedrijfsadministratie, wat nooit Gedigitaliseerd en Geautomatiseerd is, en wat nog op een zeer ouderwetse Papieren manier gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden hierboven genoemde procurement documenten moeten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard.
Procurement processen kunnen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan, waardoor bedrijven alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Wat is er dus logischer dan het Procurement proces te Digitaliseren en Automatiseren en de enorme efficiency voordelen die hieruit voortvloeien, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie op gang moet brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd vierhoeks model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model” genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeks model van de overheden, en daar hebben we een groot aantal Procurement functies en een Database aan toegevoegd, waar alle Procurement documenten in opgeslagen worden.
Wij hebben er bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model nauwkeurig op toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet werden geschonden, zodat het doel waarvoor e-Facturatie via Peppol opgezet is, namelijk het verbeteren van de handhaving van BTW wetgeving conform de Europese ViDA wetgeving, onverminderd te realiseren is.
Let wel, dat onze PDM App Geen Facturerings App is, waarmee Verkoopfacturen vervaardigd kunnen worden, maar een App waarmee Procurement documenten Digitaal beheerd worden, vandaar de naam PDM, wat staat voor Procurement Document Manager en hoe de App werkt, wordt hieronder uiteengezet;
Om uit te leggen hoe de PDM functioneert, delen we het functioneren ervan op in 2 delen, te weten:
1. Het Digitalisatie deel en
2. Het Automatiseringsdeel .
1. Het Digitalisatie deel, is dat deel van de App, waarin de procurement documenten naar de PDM App geupload worden en vervolgens in de PDM Database opgeslagen worden, waarmee ze voor altijd Gedigitaliseerd zijn en zullen blijven.
Het digitaliseren van procurement documenten is een alternatief voor het uitprinten van de documenten, wat dus impliceert, dat bij het gebruik van de PDM App, procurement documenten NOOIT MEER op papier uitgeprint hoeven te worden, zoals vroeger gebruikelijk was, maar GeUpload naar de PDM App.
En over de documenten die naar de PDM App geupload worden, kunnen we kort zijn, dat zijn namelijk Alle denkbare Inkoop- en Verkoop procurement documenten, die door bedrijven met elkaar uitgewisseld worden, Van Offerte tot Factuur, inclusief UBL en PDF inkoop- en verkoopfacturen, Foto’s, maar ook procurement documenten die Niet via Peppol met elkaar uitgewisseld worden, maar bijvoorbeeld per e-mail.
U kunt het Uploaden van documenten naar de PDM App, in de praktijk brengen, verderop op deze pagina aan de hand van Live oefeningen met de PDM App.
Alle procurement documenten die in de PDM database opgeslagen zijn, blijven tot in lengte van jaren daarin bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en benaderbaar zijn, zonder daarvoor in stoffige archieven te hoeven duiken.
2. Het Automatiserings gedeelte van de App, bevat de digitale functies die vereist zijn om het Procurement proces digitaal, dus niet op papier, te kunnen voeren en dat zijn de volgende:
A. Dossiervorming, Alle procurement documenten die naar de PDM app geupload zijn, worden door de PDM gebruiker, aan gemeenschappelijke dossiers van aan elkaar gerelateerde documenten, toegewezen. De PDM gebruiker maakt de dossiers aan op basis van argumenten die hij/zij zelf bepaalt, maar voor het voeren van het procurementproces, is het handig om dit te doen op basis van Inkoop- en Verkooporders, net zoals dat vroeger bij papieren dossiers gedaan werd.
-B. Fiattering Inkoopfacturen worden via de PDM App ter Fiattering aan Budgethouders aangeboden.
Bij de Fiattering wordt een InkoopVolgnummer aan de Inkoopfacturen toegekend en worden ze gekoppeld aan het Actuele Boekjaar.
-C. Codering, Na de Fiattering worden de Inkoopfacturen (en voorzover nodig ook de Verkoopfacturen), op basis van de achterliggende documenten in het dossier, door de PDM gebruiker, gecodeerd voor boeking in de boekhouding, waarna ze in de boekhouding geboekt kunnen worden.
Hoe de Automatiseringsfuncties in de praktijk werken, kunt u zien, door de PDM App Live te gebruiken vanaf deze website. Binnen de PDM App wordt uitgebreid uitgelegd hoe elke functie gebruikt moet worden.
Binnen het Procurement Document Model wordt bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, ook een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Om ervoor te zorgen dat de UBL en PDF facturen binnen de PDM App altijd onverbrekelijk met elkaar verbonden blijven, worden ze als FacturenPaar naar de PDM App geupload, en dit uploaden als FacturenPaar kunt u verder op deze pagina ook Live uitproberen, als oefening in de PDM App.
De Enorme efficiency voordelen die met de PDM App behaald worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen fungeren als Motor voor de adoptie van e-Facturatie zijn het resultaat van de Digitalisering en Automatisering van het Totale Procurement Pallet, dus niet alleen de Facturen, maar Alle Procurement Documenten, vanaf Offerte tot Factuur, ongeacht of ze via het Peppol Netwerk of per e-mail gedistribueerd worden, en dat levert een hele reeks Efficiency-, Kosten- en zelfs Milieuvoordelen voordelen op, zoals hieronder opgesomd:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat de vele tienduizenden en bij veel bedrijven zelfs honderdduizenden procurement documenten niet meer uitgeprint hoeven te worden.
Door al deze efficiency voordelen genereert het Procurement Document Model een uitermate sterke Motor, waarmee de adoptie van e-Facturatie via Peppol gemakkelijk gelanceerd kan worden.
Wij schatten in dat de inzet van de PDM App, tot besparingen van wel 30 à 40 procent kan leiden, op het Procurement proces , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Een ander feature die de efficiëntie van de PDM App vergroot is het overzicht Incomplete Dossiers. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen Inkoop- of Verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” kan gebruikt worden om Nog te Factureren Verkooporders te detecteren, om zo de kans op Vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te kunnen detecteren.
Journaalposten die in de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurement proces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de Inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren, accountants en zelfs belastingInspecteurs kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren.
En met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel ERP applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten waar ze veel mee werken, nog niet via het internet toegankelijk waren.
Door de opkomst van digitale fotografie, zijn foto's een steeds belangrijker onderdeel gaan uitmaken van ons dagelijks leven, en dat geldt zeker ook voor het Procurement proces, zo wordt vaak de afgifte of ontvangst van goederen op de foto vastgelegd, ondermeer om vast te stellen of de levering wel korrekt verlopen is. Hoe efficiënt is het dan wel niet, dat foto’s net als procurement documenten naar de PDM App geupload kunnen worden en aan dossiers toegekend kunnen worden.
Wij zouden elke overheid die overweegt e-Facturatie verplicht te stellen, willen adviseren om zich eerst te verdiepen in onze website, om waarschijnlijk tot de conclusie te komen, dat verplichtstellingen achterwege kunnen blijven, omdat PDM tot zeer grote efficiencyverbeteringen en kostenbesparingen voor bedrijven leidt, terwijl het e-Facturatie impliciet ondersteunt.
En om u te helpen bij het eerste live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u een UBL/PDF FacturenPaar naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
De functie "Upload UBL+PDF Docs" in de PDM App, is bedoeld voor het uploaden van UBL+ PDF FactuurParen naar de PDM App.
Voor het uploaden van de overige Single documenten en Foto’s, die deel uitmaken van het procurement proces, kunt u in binnen de PDM App gebruik maken van MenuOptie: "Upload Single Docs", die op dezelfde wijze werkt als "Upload UBL+PDF Docs", alleen wordt hier maar 1 document geupload.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen daarmee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van e-Facturatie.
De PDM App is een Web App die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De voertaal in de PDM App is Engels, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over de functie van de betreffende pagina en wat de samenhang is met de andere pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.
1. Er werd besloten dat PDF facturen niet rechtsgeldig zouden blijven, maar vervangen zouden worden door facturen van een gestructureerd formaat, zoals UBL, Peppol BIS Billing 3.0 of andere gestructureerde factuurformaten.
2. Tevens werd besloten dat de uitwisseling van deze facturen verplicht via het Peppol netwerk of vergelijkbare netwerken moest verlopen.
3. Naast de definities voor FactuurFormaten en DistributieNetwerken, publiceerden de overheden ook een Vierhoeks e-Facturatie Model, waarin de route weergegeven is, die e-Facturen volgen wanneer ze via het Peppol netwerk, van leverancier naar klant verzonden worden. In dit Vierhoeks model is aangegeven dat UBL facturen direkt bij ontvangst, vanuit het Peppol netwerk, automatisch in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Dit automatisch boeken van inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, zou tot grote werkbesparingen leiden en daardoor fungeren als de Motor die de adoptie van e-Facturatie via Peppol op gang zou brengen.
Het Vierhoeks Model van de overheden ziet er als volgt uit:
Let wel, Kortheidshalve hanteren we op deze website de termen UBL als verzamelnaam voor alle gestructureerde factuurformaten die verwant zijn aan UBL, Peppol als verzamelnaam voor alle Netwerken die verwant zijn aan het Peppol Netwerk en de term e-Facturatie staat altijd voor e-Facturatie via Peppol
Alle e-Facturatie stakeholders uit de betreffende landen, zoals leveranciers van ERP software en andere e-Facturatie dienstverleners, werd in een Convenant verzocht, om zich bij de ontwikkeling van hun nieuwe e-Facturatie Producten, te conformeren aan de nieuw uitgevaardigde regels, zo hebben leveranciers van ERP software ervoor gezorgd dat er van de VerkoopFacturen die er met hun ERP Apps vervaardigd werden, niet alleen een Papieren of PDF versie vervaardigd werden, maar tevens ook een versie in het UBL formaat. En tevens hebben de leveranciers van ERP software het mechanisme ontwikkeld, waarmee de automatische factuurboekingen vanuit het Peppol netwerk, in de boekhouding van de klant mogelijk werden.
Maar ondanks de geleverde inspanningen door stakeholders en het feit dat veel overheidsdiensten uitsluitend opdrachten verleenden aan leveranciers die gebruikmaakten van e-Facturatie in de hoop dat het zich zodoende als een inktvlek door het bedrijfsleven zou verspreiden, is van die inktvlek na 15 jaar, nog maar nauwelijks iets terechtgekomen en dat is naar onze mening te wijten aan het volgende:
Het is technisch namelijk wel een hoogstandje om de e-Facturen zonder menselijke tussenkomst vanuit het Peppol netwerk, direkt in de boekhouding van de klant te boeken, maar het automatisch boeken van InkoopFacturen heeft impliciet tot gevolg dat de facturen Ongevalideerd in de boekhouding van de klant geboekt worden.
Traditioneel worden namelijk de achterliggende procurement documenten zoals orderbonnen en afleverbonnen eerst bij de ontvangen Inkoopfacturen gevoegd, waarna ze op basis van deze documenten gevalideerd en gecodeerd worden voor boeking.
Maar bij het automatisch boeken van Inkoopfacturen vanuit het Peppol netwerk, is het niet mogelijk om de achterliggende procurement documenten bij de facturen te voegen en dus wordt de validatie overgeslagen en worden de facturen Ongevalideerd en op basis van een standaard voorgeprogrammeerde journaalpost in de boekhouding van de klant geboekt.
Het automatisch boeken van Inkoopfacturen in de boekhouding heeft daarom tot gevolg dat de boekhouding van klanten onbetrouwbaar wordt, en daarom worden de automatische factuurboekingen bijna altijd geweigerd en dat is volgens ons de reden waarom de adoptie van e-Facturatie mislukt is, en als er niks verandert, zal het ook in de toekomst niet van de grond komen.
Om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen, boeken diverse ERP Apps de boekingsregels niet rechtstreeks in de boekhouding, maar eerst in een tussenbestand, waarna boekhouders per factuur kunnen bepalen, welke er wel en welke niet tot de boekhouding toegelaten worden.
Op zichzelf is het bovenstaande wel een goede methode om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen, maar boekhouders zullen alleen op basis van de achterliggende documenten kunnen beoordelen of facturen wel of niet tot de boekhouding toegelaten mogen worden, dus zullen de achterliggende documenten er alsnog bijgevoegd moeten worden, en moet het valideren en het coderen van de inkoopfacturen alsnog als vanouds uitgevoerd worden, en daarmee zal de taakverlichting die met het automatisch boeken van facturen beoogd werd, als sneeuw voor de zon verdwijnen en dus is het boeken van de boekingsregels naar een tussenbestand, geen effectieve methode om het boeken van ongevalideerde Inkoopfacturen te voorkomen.
Het belang van een goede Motor om de adoptie van e-Facturatie op gang te brengen is groot, zoals uit het volgende voorbeeld blijkt;
Stel dat het automatisch boeken van Inkoopfacturen, een acceptabele e-Facturatie adoptie Motor zou zijn geweest, dan zou het tot wel 30% werkbesparing in het procurement proces geleid kunnen hebben, en dan zouden de bedrijven in de rij gestaan hebben om e-Facturatie te gaan toepassen, maar dat is niet gebeurd.
En dat impliceert niet dat bedrijven onwillig zijn of alleen bereid om iets extra's te doen wanneer ze er rijkelijk voor beloond worden, het tegendeel is waar, het ondersteunen van e-Facturatie zonder een goed functionerende adoptie Motor zou voor bedrijven een dusdanige verzwaring van taken betekenen, dat het normale verloop van hun procurement processen daardoor verstoord zou kunnen raken.
Bedrijven stonden niet in de rij om e-Facturatie te gaan toepassen, integendeel zelfs, het bleef zo stil dat overheden nu overwegen om tot verplichtstellingen van e-Facturatie over te gaan, zoals sommige landen, zoals België en Duitsland reeds gedaan hebben.
Wij lopen vooruit op de verwachting dat op enig moment duidelijk zal worden dat verplichtstellingen zonder een goede adoptie motor ook niet tot de juiste resultaten leiden, en er behoefte zal ontstaan aan een nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie gaat aanzwengelen.
Wij hebben de PDM Web App ontwikkeld, die het procurement proces Digitaliseert en Automatiseert, zodat het veel efficiënter uitgevoerd kan worden en daardoor als de Nieuwe Motor voor de adoptie van e-Facturatie kan dienen.
Wij zullen in de komende jaren als reddingsboei fungeren voor bedrijven die in de problemen geraken vanwege verplichtstellingen van e-Facturatie door overheden, maar we zijn meer dan alleen maar een reddingsboei, want onze PDM App kan nu reeds, zonder dat er sprake is van e-Facturatie verplichtstellingen, het procurement proces van bedrijven naar een veel hoger nivo tillen door het te Digitaliseren en te Automatiseren waardoor er tot wel 40% minder tijd en kosten aan het procurement proces besteed hoeft te worden.
Het Procurement proces is het proces waarin leveranciers en klanten vele tienduizenden inkooporders, verkooporders, orderbevestigingen, vrachtbrieven, ontvangstbonnen, facturen enz. enz. met elkaar uitwisselen, teneinde er hun onderlinge handel mee te initiëren, te monitoren en aan te sturen en om er uiteindelijk, de resulterende Inkoopfacturen mee te kunnen Valideren en er de Verkoopfacturen mee te kunnen Vervaardigen.
Het Procurement proces is het laatste stukje bedrijfsadministratie, wat nooit Gedigitaliseerd en Geautomatiseerd is, en wat nog op een zeer ouderwetse Papieren manier gevoerd wordt, waardoor de vele tienduizenden hierboven genoemde procurement documenten moeten worden: uitgeprint, gesorteerd, in mapjes verzameld, op nummer en op alfabet gesorteerd en opgeborgen en langjarig in ordners en archieven bewaard.
Procurement processen kunnen uitgroeien tot omvangrijke, arbeidsintensieve puzzels, zeker wanneer bedrijven honderden of zelfs duizenden pending inkoop- en verkooporders hebben, die elk op zich weer uit drie tot vier afzonderlijke procurement documenten kunnen bestaan, waardoor bedrijven alle zeilen bij moeten zetten om hun procurement proces op een adequate wijze te voeren.
Wat is er dus logischer dan het Procurement proces te Digitaliseren en Automatiseren en de enorme efficiency voordelen die hieruit voortvloeien, te gebruiken als de Nieuwe Motor die de adoptie van e-Facturatie op gang moet brengen.
Wij hebben bovenstaande visie in een verbeterd vierhoeks model verwerkt, wat we het ”Procurement Document Model” genoemd hebben, en tonen het hieronder.
Zoals te zien is, is het Procurement Document Model, duidelijk afgeleid van het Vierhoeks model van de overheden, en daar hebben we een groot aantal Procurement functies en een Database aan toegevoegd, waar alle Procurement documenten in opgeslagen worden.
Wij hebben er bij de ontwikkeling van het Procurement Document Model nauwkeurig op toegezien dat de regels die in het Convenant met de overheden afgesproken zijn, niet werden geschonden, zodat het doel waarvoor e-Facturatie via Peppol opgezet is, namelijk het verbeteren van de handhaving van BTW wetgeving conform de Europese ViDA wetgeving, onverminderd te realiseren is.
Let wel, dat onze PDM App Geen Facturerings App is, waarmee Verkoopfacturen vervaardigd kunnen worden, maar een App waarmee Procurement documenten Digitaal beheerd worden, vandaar de naam PDM, wat staat voor Procurement Document Manager en hoe de App werkt, wordt hieronder uiteengezet;
Om uit te leggen hoe de PDM functioneert, delen we het functioneren ervan op in 2 delen, te weten:
1. Het Digitalisatie deel en
2. Het Automatiseringsdeel .
1. Het Digitalisatie deel, is dat deel van de App, waarin de procurement documenten naar de PDM App geupload worden en vervolgens in de PDM Database opgeslagen worden, waarmee ze voor altijd Gedigitaliseerd zijn en zullen blijven.
Het digitaliseren van procurement documenten is een alternatief voor het uitprinten van de documenten, wat dus impliceert, dat bij het gebruik van de PDM App, procurement documenten NOOIT MEER op papier uitgeprint hoeven te worden, zoals vroeger gebruikelijk was, maar GeUpload naar de PDM App.
En over de documenten die naar de PDM App geupload worden, kunnen we kort zijn, dat zijn namelijk Alle denkbare Inkoop- en Verkoop procurement documenten, die door bedrijven met elkaar uitgewisseld worden, Van Offerte tot Factuur, inclusief UBL en PDF inkoop- en verkoopfacturen, Foto’s, maar ook procurement documenten die Niet via Peppol met elkaar uitgewisseld worden, maar bijvoorbeeld per e-mail.
U kunt het Uploaden van documenten naar de PDM App, in de praktijk brengen, verderop op deze pagina aan de hand van Live oefeningen met de PDM App.
Alle procurement documenten die in de PDM database opgeslagen zijn, blijven tot in lengte van jaren daarin bewaard, alwaar ze gemakkelijk traceerbaar en benaderbaar zijn, zonder daarvoor in stoffige archieven te hoeven duiken.
2. Het Automatiserings gedeelte van de App, bevat de digitale functies die vereist zijn om het Procurement proces digitaal, dus niet op papier, te kunnen voeren en dat zijn de volgende:
A. Dossiervorming, Alle procurement documenten die naar de PDM app geupload zijn, worden door de PDM gebruiker, aan gemeenschappelijke dossiers van aan elkaar gerelateerde documenten, toegewezen. De PDM gebruiker maakt de dossiers aan op basis van argumenten die hij/zij zelf bepaalt, maar voor het voeren van het procurementproces, is het handig om dit te doen op basis van Inkoop- en Verkooporders, net zoals dat vroeger bij papieren dossiers gedaan werd.
-B. Fiattering Inkoopfacturen worden via de PDM App ter Fiattering aan Budgethouders aangeboden.
Bij de Fiattering wordt een InkoopVolgnummer aan de Inkoopfacturen toegekend en worden ze gekoppeld aan het Actuele Boekjaar.
-C. Codering, Na de Fiattering worden de Inkoopfacturen (en voorzover nodig ook de Verkoopfacturen), op basis van de achterliggende documenten in het dossier, door de PDM gebruiker, gecodeerd voor boeking in de boekhouding, waarna ze in de boekhouding geboekt kunnen worden.
Hoe de Automatiseringsfuncties in de praktijk werken, kunt u zien, door de PDM App Live te gebruiken vanaf deze website. Binnen de PDM App wordt uitgebreid uitgelegd hoe elke functie gebruikt moet worden.
Binnen het Procurement Document Model wordt bij elke UBL factuur die gedistribueerd wordt, ook een PDF versie van dezelfde factuur meegezonden. Dit is gedaan omdat UBL facturen wel uitermate geschikt zijn om er BTW stromen tussen bedrijven mee in beeld te brengen, maar voor boekhouders om er de boekhouding mee te voeren, zijn ze ongeschikt. UBL facturen blijven uiteraard wel de rechtsgeldige facturen, terwijl de PDF facturen slechts een ondersteunende rol spelen, dus is het gebruik van PDF facturen op deze wijze niet in strijd met het Convenant.
Om ervoor te zorgen dat de UBL en PDF facturen binnen de PDM App altijd onverbrekelijk met elkaar verbonden blijven, worden ze als FacturenPaar naar de PDM App geupload, en dit uploaden als FacturenPaar kunt u verder op deze pagina ook Live uitproberen, als oefening in de PDM App.
De Enorme efficiency voordelen die met de PDM App behaald worden en die noodzakelijk zijn om te kunnen fungeren als Motor voor de adoptie van e-Facturatie zijn het resultaat van de Digitalisering en Automatisering van het Totale Procurement Pallet, dus niet alleen de Facturen, maar Alle Procurement Documenten, vanaf Offerte tot Factuur, ongeacht of ze via het Peppol Netwerk of per e-mail gedistribueerd worden, en dat levert een hele reeks Efficiency-, Kosten- en zelfs Milieuvoordelen voordelen op, zoals hieronder opgesomd:
-Een aanzienlijke besparing op tijd en personeelskosten, omdat niet uitgeprinte documenten ook geen bijbehorende werkzaamheden met zich meebrengen, zoals het printen, sorteren, verzamelen en het opbergen van de documenten in ordners en in archieven.
-Geen papier- en printerkosten meer.
-Ruimtewinst omdat de kasten en ruimtes waarin deze documenten opgeborgen en gearchiveerd werden, niet meer voor dat doel gebruikt hoeven te worden.
-Een Formidabel lagere impact op het milieu, omdat de vele tienduizenden en bij veel bedrijven zelfs honderdduizenden procurement documenten niet meer uitgeprint hoeven te worden.
Door al deze efficiency voordelen genereert het Procurement Document Model een uitermate sterke Motor, waarmee de adoptie van e-Facturatie via Peppol gemakkelijk gelanceerd kan worden.
Wij schatten in dat de inzet van de PDM App, tot besparingen van wel 30 à 40 procent kan leiden, op het Procurement proces , inclusief de verwerking van UBL facturen.
Extra efficiency voordelen die door de PDM App bereikt worden
Procurement Dossiers kunnen binnen de PDM App binnen enkele seconden getraceerd worden, door te zoeken op naam of op datum, wat een enorm efficiency voordeel oplevert ten opzichte van het ouderwetse handmatig zoeken naar papieren mapjes, waar het vaak vele minuten duurt voordat het juiste mapje gevonden is.Een ander feature die de efficiëntie van de PDM App vergroot is het overzicht Incomplete Dossiers. Incomplete Dossiers, zijn dossiers waar nog geen Inkoop- of Verkoopfactuur aan toegevoegd is. Het overzicht “Incomplete Dossiers” kan gebruikt worden om Nog te Factureren Verkooporders te detecteren, om zo de kans op Vergeten Facturering te verkleinen. Tevens wordt dit overzicht gebruikt om nog te ontvangen Inkoopfacturen te kunnen detecteren.
Journaalposten die in de PDM App aangemaakt zijn, zijn digitaal van aard en kunnen daardoor potentieel ook automatisch door ERP Apps ter boeking, ingelezen worden, wat ook weer de efficiëntie van de PDM App vergroot. Deze functie is uiteraard alleen beschikbaar wanneer het ook door de ERP Apps ondersteund wordt.
Het feit dat PDM een WEB App is, brengt ook nog eens extra efficiëntie voordelen met zich mee, omdat bepaalde werkzaamheden, zoals het fiatteren van Inkoopfacturen, via het internet kunnen verlopen, waardoor er geen opstoppingen in het procurement proces optreden omdat er gewacht moet worden tot diegenen die de Inkoopfacturen moeten fiatteren op kantoor aanwezig zijn.
Maar ook anderen zoals boekhouders, administratiekantoren, accountants en zelfs belastingInspecteurs kunnen bij het gebruik van de PDM App, hun werkzaamheden via het internet uitvoeren.
En met name voor Boekhouders is dit een enorme doorbraak, want alhoewel ERP applicaties al vele jaren via het Web gebruikt kunnen worden, kon deze beroepsgroep toch bijna uitsluitend vanuit kantoor opereren, omdat de procurement documenten waar ze veel mee werken, nog niet via het internet toegankelijk waren.
Door de opkomst van digitale fotografie, zijn foto's een steeds belangrijker onderdeel gaan uitmaken van ons dagelijks leven, en dat geldt zeker ook voor het Procurement proces, zo wordt vaak de afgifte of ontvangst van goederen op de foto vastgelegd, ondermeer om vast te stellen of de levering wel korrekt verlopen is. Hoe efficiënt is het dan wel niet, dat foto’s net als procurement documenten naar de PDM App geupload kunnen worden en aan dossiers toegekend kunnen worden.
Wij zouden elke overheid die overweegt e-Facturatie verplicht te stellen, willen adviseren om zich eerst te verdiepen in onze website, om waarschijnlijk tot de conclusie te komen, dat verplichtstellingen achterwege kunnen blijven, omdat PDM tot zeer grote efficiencyverbeteringen en kostenbesparingen voor bedrijven leidt, terwijl het e-Facturatie impliciet ondersteunt.
Live gebruik van de PDM App vanaf deze website
Als de PDM app U te mooi lijkt om waar te kunnen zijn, dan willen we graag elke twijfel wegnemen door u de gelegenheid te geven om onze PDM App LIVE te gebruiken en te beoordelen vanaf deze website.En om u te helpen bij het eerste live gebruik van de PDM App, doorlopen we hieronder twee praktijkoefeningen die u live op deze website, in de PDM App kunt uitvoeren.
-De eerste oefening laat zien op welke wijze UBL facturen door de PDM App ondersteund worden en hoe UBL facturen binnen de PDM App weergeven kunnen worden. Als u deze oefening wilt uitvoeren, kunt u het als volgt doen:
Klik op: "PDM App" helemaal links bovenin het menu van deze pagina en klik vervolgens op "Login" op de rechterpagina, om in te loggen in de PDM App. U komt dan op een pagina in de PDM App terecht, waarop een lijst met geuploade documenten weergegeven wordt.
U kunt nu elk document op deze lijst met 1 druk op de betreffende knop weergeven in PDF of in UBL.
-In de tweede oefening laten we zien hoe u een UBL/PDF FacturenPaar naar de PDM App kunt uploaden:
Klik hiertoe op "Upload UBL+PDF Docs." in het linkermenu en vervolgens aan de rechterkant op “bestanden kiezen” en selecteer 1 UBL bestand en 1 PDF bestand en klik vervolgens op "Openen" om de bestanden te uploaden naar de PDM App.
Vervolgens klikt u in het linkermenu op "Assignable Documents", waarna u op dezelfde pagina terecht komt die u reeds eerder bezocht heeft, maar waarop nu ook de door u geuploade documenten op vermeld staan, en ook deze documenten kunt u in UBL of PDF bekijken.
De functie "Upload UBL+PDF Docs" in de PDM App, is bedoeld voor het uploaden van UBL+ PDF FactuurParen naar de PDM App.
Voor het uploaden van de overige Single documenten en Foto’s, die deel uitmaken van het procurement proces, kunt u in binnen de PDM App gebruik maken van MenuOptie: "Upload Single Docs", die op dezelfde wijze werkt als "Upload UBL+PDF Docs", alleen wordt hier maar 1 document geupload.
Let overigens bij het beoordelen van de PDM App via deze website niet op het type, of de inhoud van de documenten die in de App aanwezig zijn, want zoals u zelf heeft kunnen vaststellen, is de PDM App op deze website openbaar toegankelijk en elke websitebezoeker kan elk gewenst document naar de PDM App uploaden waardoor er geen logische samenhang tussen de documenten in de App bestaat.
Als u de PDM App Exclusief en Intensief zou willen evalueren, dan kunt u onderaan deze pagina een gratis evaluatieperiode van 2 maanden bij ons aanvragen. PDM is nieuw in de e-Facturatie wereld en kan een gigantische e-Facturatie revolutie op gang brengen, maar zeker ook een enorme Milieu en Duurzaamheids revolutie, dus zeker een goede reden om tot evaluatie over te gaan.
Opmerkingen inzake het Convenant met de e-Facturatie stakeholders
Wij zijn van mening, dat gegeven het feit dat de e-Facturatie adoptie Motor van de overheden niet functioneert, de betreffende overheden, het Convenant met de stakeholders beter kunnen aanpassen, want zolang dit niet gebeurd is, zullen de e-Facturatie stakeholders zich aan het Convenant blijven conformeren, en producten en diensten blijven ontwikkelen, die in de afgelopen 15 jaar niet gefunctioneerd hebben en in de toekomst ook niet zullen functioneren, met als gevolg dat het e-Facturatie project niet van de grond komt.
In samenhang met het bovenstaande, vermelden wij daarom ook, dat ons Procurement Document Model vrij is van elke licentie, dus het staat eenieder vrij om het naar eigen goeddunken te gebruiken. Overheden zouden het kunnen gebruiken om er het Convenant mee aan te passen en software ontwikkelaars kunnen het gebruiken om er vergelijkbare Apps mee te ontwikkelen, als onze PDM App, die hieronder verder beschreven wordt.
Evaluatie van de PDM App
Alle hierboven omschreven voordelen zoals de Toename van efficiency, Ruimtebesparing en een Formidabel lagere belasting van het milieu, zijn onverminderd ook van toepassing, wanneer bedrijven de PDM App gaan gebruiken, Zonder daartoe gedwongen te worden door overheden.Wij stellen daarom bedrijven en overheden nu reeds in staat om de PDM App te evalueren, zodat ze uit eigen ervaring kunnen vaststellen wat een enorme voordelen daarmee behaald kunnen worden en bovendien alvast voorbereid te zijn op het misschien wel verplichte gebruik van e-Facturatie.
De PDM App is een Web App die op externe WebServers draait, en daarom hoeft er geen PDM Software op uw systemen geïnstalleerd te worden om de PDM App te kunnen evalueren of gebruiken.
De voertaal in de PDM App is Engels, waardoor het gemakkelijk wereldwijd gebruikt kan worden.
PDM is intuïtief in het gebruik en bovendien wordt op elke pagina binnen de PDM App uitleg gegeven over de functie van de betreffende pagina en wat de samenhang is met de andere pagina’s, en mocht er daarnaast nog behoefte zijn aan nadere uitleg, dan zijn we uiteraard bereid om die te geven.
De gratis evaluatie brengt geen enkele verplichting met zich mee, u kunt er op elk gewenst moment mee stoppen, maar als u na 2 maanden besluit om ermee door te gaan, dan gaat u gewoon verder vanaf het punt waar u tijdens de evaluatieperiode gebleven was.
Het enige wat u nu nog hoeft te doen is een Evaluatie aanvragen, waarna u van ons een Link ontvangt, die u alleen maar hoeft aan te klikken om aan de evaluatie van de PDM App te beginnen.